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Ein Bündnis für gute Verbindungen und höchste Verbindlichkeit – und alles ist „im Flow“

Jederzeit „die Fäden fest in der Hand zu halten“, das ist der hohe Anspruch des erfahrenen Teams der Auftragsbearbeitung bei Holiday Heimtex. Dabei könnte der Auftrag an die Mitarbeiterinnen komplexer und herausfordernder kaum sein.

Eng gesetzte Liefertermine, unerwartete Lieferverzögerungen der Hersteller, schwankendes Bestellaufkommen, kurzfristige Änderungen oder Ausfälle bei Logistikdienstleistern und – über allem – die bestmögliche Erfüllung aller individuellen Wünsche unserer Kunden, bilden den Rahmen, der jeden Tag zu einer neuen, spannenden Herausforderung werden lässt.

Wir geben Ihnen heute einige Einblicke, mit wie viel Engagement, Erfahrung und Flexibilität das Team Auftragsbearbeitung in oft wunderbarer Weise dafür sorgt, dass „alles rund läuft“. Was keineswegs selbstverständlich ist beim Versand von mehr als 110.000 DPD-Paketen und der Auslieferung von über 7.000 Paletten pro Jahr per Spedition, begleitet von der Be- und Verarbeitung von mehr als 160.000 Belegen. Wir sagen deshalb auch ein riesiges Dankeschön an Christine, Sandra, Martina und Dorothea, die im Bündnis des Teams Auftragsbearbeitung wirklich grandioses leisten.

Wann Karl liefert und Christina verpackt sind keine Zufälle

Basis des guten Gelingens im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Kundenaufträge ist eine akribisch genaue Termin- und Vorausplanung aller Maßnahmen. Jede Aufgabe und alle notwendigen Ressourcen werden nach Zeit und Ort erfasst und logistisch eingetaktet. Oder salopp ausgedrückt: Das Team der Auftragsbearbeitung weiß immer Bescheid wann und wo Karl zu liefern, Emil abzuladen, Christina zu verpacken, Eva zu prüfen und Christian zu versenden oder auszuliefern hat. Damit das alles funktioniert wurden systemtechnische Grundlagen geschaffen um die komplette Abwicklung in enger Zusammenarbeit mit allen internen Stellen und externen Dienstleistern weitgehend digital gesteuert planen und umsetzen zu können. Auf diese Weise bei der Auftragserfassung, der Erstellung der Versandpapiere und der Rechnungstellung bestmöglich unterstützt, gelingt das mittlerweile in nie dagewesener Perfektion.

Entscheidend ist aber immer noch der Faktor Mensch

Doch, moderne Technik hin oder her, es sind große Erfahrung, enorme Einsatzbereitschaft und viele gute Kontakte und Verbindungen, die neben den automatisierten Abläufen dafür sorgen, dass die bestellte Ware genau zum vereinbarten Zeitpunkt an den richtigen Orten ist, so wie unsere Kunden dies erwarten. Besonders wenn plötzlich Unvorhergesehenes die geplanten Chronologien durcheinanderwirbelt, kommt die ganze Erfahrung und Stärke des Teams zum
Tragen, wie das folgende Beispiel zeigt:

Alarm: CMAU7063530 meldet sich überraschend aus Rotterdam

Der Reeder eines Containerschiffs entscheidet sich aus Zeitgründen über Nacht, den planmäßigen Stopp im Hamburger Hafen nicht einzulegen, sondern seine „Amadeus“ nach Rotterdam durchfahren zu lassen – und damit befindet sich Container CMAU7063530 mit zeitkritischer Ware für Holiday Heimtex plötzlich in einem anderen Land und über 500 Kilometer von der zum Weitertransport vorgesehenen Übernahmeposition entfernt.

Jetzt heißt es erst einmal Ruhe zu bewahren und in enger Zusammenarbeit mit dem Logistik-Team so einiges in der eng getakteten Prozesskette anzupassen. Zunächst sorgt das Team Logistik dafür, dass der Container schnellstmöglich in Rotterdam abgeholt wird. Auf Basis der neuen Eckdaten für die Anlieferung werden dann auch alle in der Verantwortung des Teams Auftragsbearbeitung liegenden Folgeprozesse bis hin zu bereits geplanten Auslieferungen neu terminiert. Eine ganzes Maßnahmenbündel wird gestartet, damit alle Beteiligten informiert sind, sich auf die neue Situation einstellen können und eventuelle negative Auswirkungen für unsere Kunden auf ein Minimum reduziert werden.

Aus Problemen werden Aufgaben und dann Lösungen

Und ja, ein wenig Stolz macht sich dann schon breit, wenn die „Rotterdam-Angelegenheit“ schlussendlich für alle zufriedenstellend gelöst ist und man dadurch „dem Chef“ wieder einmal etwas „den Rücken freihalten“ konnte. Allzu lange dauert es aber sicher nicht, bis der nächste knifflige Fall wieder die ganze Aufmerksamkeit des Teams erfordert. War da in Polen nicht noch ein Bahn-Container, dessen Umladung wegen Spurweitenänderung sich infolge mangelnder Transportkapazitäten der Polnischen Staatsbahnen AG verzögert? Aber diese Geschichte erzählen wir Ihnen bei einer anderen Gelegenheit.

Es sind hohe Professionalität und Kollegialität sowie große gegenseitige Hilfsbereitschaft, die im Team der Auftragsbearbeitung für eine echt tolle Arbeitsatmosphäre sorgen. Das geht sogar so weit, dass die Damen bei Personalengpässen hin und wieder auch im Lager wie selbstverständlich mit Hand anlegen.

Und selbst dabei tragen alle mit einer ordentlichen Portion Humor und viel Spaß dazu bei, dass die Dinge im besten Sinne ständig „im Flow“ bleiben.

"Lachen ist für die Seele dasselbe, wie Sauerstoff für die Lungen"

Louis de Funès